I - Introdução à Contabilidade de Custos e à Contabilidade de Gestão Ω
1.1 - O Sistema de Informação da Contabilidade de Gestão
1.1.1 - A importância da informação para o processo de decisão
1.1.2 - As necessidades de informação pelos Gestores e outros Utilizadores
1.2 - A Contabilidade de Gestão e a Contabilidade Financeira
1.3 - A evolução da Contabilidade de Gestão numa perspectiva histórica
1.3.1 - Da Contabilidade Financeira à Contabilidade Industrial
1.3.2 - Da Contabilidade de Custos à Gestão de Custos
I - Introdução À Contabilidade de Custos e à Contabilidade de Gestão inicio página
Uma das questões que mais vezes coloco a mim mesmo anda em torno da utilidade da contabilidade para os utilizadores da informação.
Em alturas de crise como a actual muitas vezes me interrogo sobre até onde a informação poderia ter ido para atenuar os efeitos da mesma.
Acredito que a contabilidade trabalhada de modo coerente e objectivo constituirá a arma mais importante para garantir tomadas de decisão conscientes, para garantir os direitos dos utilizadores da informação e garantir os direitos dos cidadãos.
Tomar decisões sem acesso a uma informação rigorosa e útil é incorrer num risco que pode resultar em prejuízos para as organizações.
Independentemente das nossas crenças é dado adquirido que, em regimes absolutistas, a negação e manipulação da informação contribuiu para um crescimento desigual e insustentado das economias e dos cidadãos.
Assim, cabe-nos ter uma participação mais activa na sociedade civil e contribuir para o crescimento sustentado das organizações. Não caberá a nós tomar decisões mas sim trabalhá-la de modo isento e rigoroso com o objectivo de prover de armas quem as deva tomar.
Aquele que se empenha a resolver as dificuldades resolve-as antes que elas surjam. Aquele que se ultrapassa a vencer os inimigos triunfa antes que as suas ameaças se concretizem (Sun Tzu).
1.1 - A importância da informação para o processo de decisão
Começando por perceber o que significa um Sistema de Informação.
Um Sistema de Informação pode ser definido como todo sistema usado para prover informação (incluindo o seu processamento), qualquer que seja o uso feito dessa informação.
Um sistema de informação possui vários elementos inter-relacionados que colectam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback.
Contudo, um Sistema de Informação só será útil se estiver adequado aos objectivos de quem o trabalha.
Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças " (SUN TZU)
Uma organização trabalha em duas envolventes: a envolvente interna e a envolvente externa.
A envolvente interna é controlada pela própria entidade e é onde se encontram as forças e as fraquezas da organização.
A envolvente externa é composta pelo conjunto de variáveis externas à organização mas que influenciam no seu processo de gestão. Contudo, a envolvente externa pode ser influenciada pela entidade. É nesta envolvente que se encontram as ameaças e as oportunidades.
Poderemos então afirmar que um sistema de informação completo e aplicado à contabilidade de gestão é um que torne possível identificar os pontos fracos e fortes dentro da organização e que, ao mesmo tempo, torne possível antecipar as ameaças e aproveitar as oportunidades.
1.1.1 - - A importância da informação para o processo de decisão
Nada é mais difícil, e portanto mais precioso, do que ser capaz de tomar decisões (Napoléon Bonaparte).
Uma decisão é um meio para alcançar objectivos e tomar uma decisão consiste em fazer uma escolha, que se traduz numa acção de alocação de recursos (que é revertível apenas à custa do desperdício de alguns recursos, como tempo ou dinheiro)” (Ronald Howard)
Se Soubesses o que custa mandar, gostarias de obedecer toda a vida. (António de Oliveira Salazar)
Podemos concluir que o processo de decisão é tudo menos fácil. Implica a utilização de recursos, que são escassos, e o custo de oportunidade entre a afectação a um determinado fim ou a outro fim possível. Quanto maior o projecto mais recursos deverão ser dispendidos e, facilmente é constatável, e mais informação será necessária.
A tomada de decisões acontece sobretudo em três momentos:
a) Antes da afectação dos recursos;
b) Durante a afectação dos recursos;
c) Depois da afectação dos recursos;
Em qualquer momento os decisores fazem uso da informação que dispõem para prever a afectação de recursos, controlar a afectação dos recursos e, no final, determinar os custos reais e apurar os desvios.
Para reduzir a dificuldade de tomar decisões o gestor deverá munir-se do maior número de informação relevante possível. A informação deverá ser preparada por modo a responder às orientações estratégicas da entidade e nunca, o custo de obtenção desta, deverá ser superior aos benefícios.
“Com muitos cálculos podemos vencer; com poucos não podemos. Quão menor será a hipótese de vitória para quem não faz quaisquer cálculos” (Sun Tzu).
1.1.2 - As necessidades de informação pelos Gestores e outros Utilizadores
Uma empresa pode ser definida como um agrupamento humano hierarquizado, que mobiliza meios humanos, materiais e financeiros para extrair, transformar, transportar, e distribuir produtos ou prestar serviços e que, atendendo a objectivos definidos por uma direcção, faz intervir nos diversos escalões hierárquicos as motivações do lucro e da utilidade social (satisfação das necessidades da comunidade) (maximização do lucro). (Pierre Louzel)
Podemos então distinguir alguns interessados na utilização da informação, desde logo os gestores e os outros utilizadores. Tanto o POC como o SNC definem a importância da informação para os utentes (stakeholders) e suas necessidades.
Utentes e as suas necessidades de informação (Estrutura Conceptual. Parágrafos 9 a 11)
Nos utentes das demonstrações financeiras incluem -se investidores actuais e potenciais, empregados, mutuantes, fornecedores e outros credores comerciais, clientes, Governo e seus departamentos e o público. Eles utilizam as demonstrações financeiras a fim de satisfazerem algumas das suas diferentes necessidades de informação. Estas necessidades incluem o seguinte:
(a) Investidores — Os fornecedores de capital de risco e os seus consultores estão ligados ao risco inerente aos, e ao retorno proporcionado pelos, seus investimentos. Necessitam de informação para os ajudar a determinar se devem comprar, deter ou vender. Os accionistas estão também interessados em informação que lhes facilite determinar a capacidade da entidade pagar dividendos.
(b) Empregados — Os empregados e os seus grupos representativos estão interessados na informação acerca da estabilidade e da lucratividade dos seus empregadores. Estão também interessados na informação que os habilite a avaliar a capacidade da entidade proporcionar remuneração, benefícios de reforma e oportunidades de emprego.
(c) Mutuantes — Os mutuantes estão interessados em informação que lhes permita determinar se os seus empréstimos, e os juros que a eles respeitam, serão pagos quando vencidos.
(d) Fornecedores e outros credores comerciais — Os fornecedores e outros credores estão interessados em informação que lhes permita determinar se as quantias que lhes são devidas serão pagas no vencimento.
Os credores comerciais estão provavelmente interessados numa entidade durante um período mais curto que os mutuantes a menos que estejam dependentes da continuação da entidade como um cliente importante.
(e) Clientes — Os clientes têm interesse em informação acerca da continuação de uma entidade, especialmente quando com ela têm envolvimentos a prazo, ou dela estão dependentes.
(f) Governo e seus departamentos — O Governo e os seus departamentos estão interessados na alocação de recursos e, por isso, nas actividades das entidades. Também exigem informação a fim de regularem as actividades das entidades, determinar as políticas de tributação e como base para estatísticas do rendimento nacional e outras semelhantes.
(g) Público — As entidades afectam o público de diversos modos. Por exemplo, podem dar uma contribuição substancial à economia local de muitas maneiras incluindo o número de pessoas que empregam e patrocinar comércio dos fornecedores locais. As demonstrações financeiras podem ajudar o público ao proporcionar informação acerca das tendências e desenvolvimentos recentes na prosperidade da entidade e leque das suas actividades.
1.2 - A Contabilidade de Gestão e a Contabilidade Financeira
Qualquer uma destas contabilidades é igualmente importante. Contudo, cada uma delas tem como destinatários utilizadores diferentes.
A Contabilidade Financeira tem como principais utilizadores da informação financeira os agentes externos à entidade e as suas tomadas de decisões dependem das demonstrações financeiras apresentadas segundo as normas da contabilidade financeira.
Criticar as limitações da contabilidade financeira passa por perceber os objectivos da prestação de contas através das demonstrações financeiras.
Assim (Estrutura Conceptual):
12 — O objectivo das demonstrações financeiras é o de proporcionar informação acerca da posição financeira, do desempenho e das alterações na posição financeira de uma entidade que seja útil a um vasto leque de utentes na tomada de decisões económicas.
13 — As demonstrações financeiras preparadas com esta finalidade vão de encontro às necessidades comuns da maior parte dos utentes. Contudo, as demonstrações financeiras não proporcionam toda a informação de que os utentes possam necessitar para tomarem decisões económicas uma vez que elas, em grande medida, retratam os efeitos financeiros de acontecimentos passados e não proporcionam necessariamente informação não financeira.
A CMVM define como objectivo do sistema contabilístico a recolha, registo e tratamento dos factos decorrentes das operações realizadas pelas organizações, de forma a elaborar demonstrações económico-financeiras que revelem:
• A situação patrimonial e financeira, bem como o grau de cumprimento das obrigações para com terceiros;
• A situação económica e a capacidade de gerar excedentes;
• A forma como se gera e se utiliza o dinheiro em determinados períodos.
Então, é perceptível que a informação deve ser preparada para demonstrar factos passados mas que devem, ao mesmo tempo, obedecer a normas de contabilidade impostas pelo sistema normativo em vigor (actualmente o SNC). O objectivo é dotar de conhecimento suficiente os avaliadores da informação prestada.
Recorre-se então às seguintes demonstrações:
· Balanço;
· Demonstração dos Resultados;
· Demonstração dos Fluxos Monetários;
· e respectivos anexos.
Para proteger os interesses dos utilizadores e assegurar uma livre concorrência nos mercados internacionais, a 4.ª Directiva da UE refere que aqueles três documentos devem ser considerados como um todo, proporcionando a informação necessária com vista a:
· Proteger os interesses dos participantes e de terceiros;
· Garantir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira e patrimonial e dos resultados obtidos no exercício da actividade;
· Assegurar a comparabilidade das informações financeiras, não só no interesse de cada unidade, mas também do sector e, consequentemente nacional;
· Estabelecer regras de divulgação pública, de forma a garantir uma uniformidade nos documentos a divulgar, assim como a sua leitura.
Assim, a Contabilidade Financeira tem como função assegurar a comparabilidade entre empresas e entre os sectores da economia e com objectivos internacionais.
Como tal, a Contabilidade Financeira é insuficiente para a tomada de decisões internas. Embora as demonstrações financeiras dotem de informação suficiente para avaliar o crescimento da empresa, afectação de recursos e capacidade para distribuir lucros não dota de informação suficiente os gestores acerca do caminho a percorrer para alcançar esses objectivos do modo mais eficiente possível.
Um bom exemplo das diferenças entre uma contabilidade e outra é a afectação de custos. Enquanto na Contabilidade Financeira importa a natureza do custo, na contabilidade de gestão importa a função que o gasto teve. O custo com o pessoal da produção é um gasto de natureza operacional mas, em termos analíticos, é um custo com a produção e, como tal, deve ser afecto ao sector produtivo.
Exemplo:
Uma empresa durante o período t suportou os seguintes custos com o pessoal:
• Sector Produtivo: €100.000,00
• Sector Administrativo : €20.000,00
• Sector Comercial: €30.000,00
Para a Contabilidade Financeira esta divisão é indiferente. O somatório dos custos é considerado como custo operacional na respectiva rubrica de custos com o pessoal. Neste caso apenas é possível obter uma demonstração dos resultados por natureza.
Para efeitos de contabilidade de gestão cada custo seria imputado à respectiva função e seria possível avaliar os resultados por funções.
1.3 - A evolução da Contabilidade de Gestão numa perspectiva histórica
Antes de partir para qualquer dissertação acerca do tema convém identificar as necessidades com que os utilizadores recorriam à contabilidade. Como tal iremos começar pela Contabilidade Geral.
A contabilidade de custos surgiu com a revolução industrial com o objectivo de inventariar o valor dos produtos fabricados e vendidos. Como os processos de produção eram muito semelhantes aos processos artesanais, a matriz de custos assentava sobretudo nas matérias-primas e mão-de-obra, que eram sem dúvida os mais relevantes.
Com o desenvolvimento tecnológico utilização cada vez mais intensiva das máquinas no processo de produção, novos custos apareceram (como as amortizações) tornando-se bem mais complexos os métodos para medi-los. A complexidade destes métodos de contabilização, capazes de solucionar cada vez com mais rapidez os custos de fabricação, deu origem a contabilidade de custos.
Desde então a contabilidade de custos sofreu uma evolução considerável, devido redefinição dos objectivos e à expansão do campo de actuação.
Após a I ª Guerra Mundial, com o incremento do processo produtivo, aumento da concorrência entre empresas e a escassez de recursos, surgiu a necessidade de aperfeiçoar e ajustar os mecanismos de planeamento e controlo das empresas. Neste sentido as informações sobre os custos passaram a constituir uma grande ferramenta para o controle e planeamento empresarial. A partir daqui, a contabilidade de custos tornou-se, devido à grande gama de informações que a compõem, um grande sistema de informações.
1.3.1 - Da Contabilidade Financeira à Contabilidade Industrial
A Contabilidade surgiu como necessidade imperiosa de se criar um conjunto de processos práticos destinados a suprir a memória dos mercadores a partir do momento em que ela se mostrou incapaz de fixar e reproduzir com absoluta fidelidade, em qualquer momento, as quantidades e valores das mercadorias por eles vendidas a crédito (Lopes Amorim, 1968:9).
Existem indícios de práticas contabilísticas na antiguidade, havendo mesmo quem remonte aos fenícios as primeiras manifestações de organização contabilística (2000 A.C.) (Wikipédia).
Poderemos então constatar que a contabilidade não era vista como uma ciência mas sim como um auxiliar de memória ao comércio muito embora existissem relatos de registos contabilísticos mais complexos e elaborados. Por exemplo, dum balanço anual com data 2040 AC, encontrado na antiga Mesopotâmia e exposto no Louvre é possível retirar uma conta detalhada das matérias-primas para uma oficina estatal.
Contudo, historiadores afirmam que a actividade comercial dos semíticos requeria o acompanhamento das variações dos seus bens aquando das transacções. Estas transacções eram seguidas por um simples registo ou relatório. Existem indícios em como a cobrança de impostos na antiga Babilónia recorria a escrituração, por muito que rudimentar (http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/historia.htm)
Vivíamos então numa era em que as transacções não se efectuavam a crédito mas sim à vista, ou seja, não havia uma grande complexidade na necessidade de efectuar os registos mas mais de inventariar os activos.
Com o evoluir da complexidade transaccional e económica surgiu a necessidade de elaborar a contabilidade de forma a ajustar às necessidades de cada época, como por exemplo na era Romana, em que as receitas já eram divididas em rendas e lucros e as despesas em salários, perdas e diversões (http://www.portaldecontabilidade.com. br/tematicas/historia.htm).
A partir do momento em que as sociedades começaram a necessitar de outro tipo de informação o papel da contabilidade foi-se alterando mas apenas numa fase posterior passou a ser reconhecida, não como mera arte ou técnica mas, como uma ciência.
A Contabilidade do Contexto actual
Poderemos pois concluir que a contabilidade passou de uma arte ou técnica a uma ciência com demasiada importância contemporânea, aliás com mais importância que o comum a atribui. Actualmente a contabilidade é a mais importante ferramenta de gestão e de regulação micro e macro estratégica. A qualidade da informação, a isenção e rigor dos profissionais contribuirá para uma sociedade mais próspera e desenvolvida. O estudo da contabilidade enquanto ciência desenvolverá a capacidade de direcção económica tão necessária ao desenvolvimento social.
A Contabilidade divide-se em Contabilidade Geral, Financeira ou Externa e em Contabilidade Analítica, de Gestão ou Interna. A Contabilidade Externa visa sobretudo dar a conhecer ao exterior a posição financeira da empresa e variações patrimoniais, enquanto a Contabilidade Interna visa auxiliar a Gestão e a tomada de decisões internas. A implementação dos dois sistemas potencializa a gestão por um lado e potencializa a imagem verdadeira e apropriada e devida regulação de mercados por outro. Sempre com recurso a uma sustentação científica e com o contributo da harmonização será de colocar a contabilidade num patamar de autonomia tal que torne possível a correcta e adequada regulação de mercados assim como antever e atenuar crises económico-financeiras no futuro?
“Cá dentro, pelo contrário, há não só quem afirme que a contabilidade nunca poderá ser uma sciência, mas também quem imbecilmente a considere como uma disciplina insusceptível de ser ensinada de cátedra. Por conseguinte, se os motivos, que atrás deixamos enumerados, não fossem suficientemente fortes para que nos dipuséssemos a publicar as nossas lições, êste último, só de per si, seria bastante para justificar a necessidade de semelhante tarefa.”Jaime Lopes Amorim
“A contabilidade scientìficamente ensinada tem um valor altamente pedagógico, porque desenvolve não só o poder de raciocinar e de analisar os fenómenos patrimoniais, mas também a imaginação criadora necessária para a concepção de planos logismológicos e a capacidade para dirigir os organismos económicos em geral.”Jaime Lopes Amorim
a) O Processo de Gestão;
O desenvolvimento do processo de gestão numa organização envolve as seguintes funções:
i. Planeamento;
ii. Organização;
iii. Recrutamento;
iv. Direcção;
v. Controlo;
O planeamento é o processo de selecção de objectivos para uso dos recursos de uma organização e desenvolvimento dos caminhos para atingir esses objectivos.
A organização é a função que prepara os meios materiais e humanos indispensáveis à realização dos objectivos fixados.
O recrutamento respeita à selecção, colocação, avaliação e desenvolvimento dos recursos humanos que ocupam os papéis na estrutura organizacional.
A direcção abrange a orientação e supervisão da actividade do pessoal de uma organização na realização das tarefas de que foi incumbido.
O controlo é o processo de dirigir as operações que assegurem o cumprimento dos objectivos e planos de organização.
(António C. Pires Caiado)
b) Características da Contabilidade de Gestão
i. Está organizada em função das necessidades específicas de cada empresa e não esta sujeita a constrangimentos de forma que excepção da demonstração de resultados;
ii. A Contabilidade de Gestão é destinada a servir todos os responsáveis da empresa que seja a sua posição hierárquica…
iii. Utiliza as informações da Contabilidade Geral e dos documentos que lhe servem de base, por reclassificações ou por estudos técnico-contabilísticos, ...
iv. A Contabilidade de Gestão deve estar actualizada e fornecer as informações em tempo oportuno.
Deve ser organizada para pôr em relevo as responsabilidades
